Cuando entré voluntaria, por primera vez, en el AMPA, no sabía lo que me esperaba...

En el colegio anterior de mis hijos no había AMPA y, cuando entraron en el instituto, en 2014/15, me ofrecí voluntaria para entrar en la directiva del AMPA, sin tener ni idea de todo el trabajo que ello me iba a suponer. 

En esos momentos el AMPA tenía un "banco de libros solidario". Esto significaba que las familias entregaban unas fichas de papel donde indicaban qué libros necesitaban. El encargado del banco de libros contaba los libros que había y los que hacían falta, pedía presupuesto en la librería, y el importe total lo dividía entre el número de familias, sin importar cuántos libros había pedido ya que era, como dije antes, "solidario". Esto implicaba que a muchas familias les salía más caro que comprarlos, por lo que se retiraban. 

El segundo año que estoy en el instituto, la persona que llevaba el banco de libros se marcha, por lo que decido hacerme cargo, ya que las matemáticas, hojas de cálculo, etc. se me dan bien. Además, soy informática en paro y tenía mucho tiempo libre, así que me pongo manos a la obra y... 

• Creo varias hojas de cálculo según cursos y resúmenes con los cálculos.
• Introduzco los datos de las fichas.
• Llamo a las familias que faltan para preguntarles qué libros quieren.
• Escribo una carta personalizada a cada familia con los libros e importe a pagar para que confirmen que es correcto. 
• Ese año se renovaron los libros de 1º y 3º, así que la cuota por libro ascendió a 15€, por lo que casi 40 familias me llamaron para modificar los libros encargados, pues, tras ver lo que les salía a pagar, conseguían alguno por otro lado.
• Una familia que encargó TODOS los libros los compró por su cuenta y, claro, nunca los pagó ni los vino a recoger. Cuando la llamé simplemente alegó que como ya los había comprado pasó de la carta que le enviamos.

En resumen, después de pasarme todo ese trabajo, evidentemente no remunerado, aún tuvimos un montón de incidencias y me dije, NUNCA MÁIS!... 
Nunca más voy a andar detrás de las familias para que pidan los libros, nunca más me voy a preocupar de que estén correctos, nunca más les voy a informar de cuanto tienen que pagar, nunca más voy a hacer un trabajo que tienen que hacer ellos... Y decidí que hacer una página web con una aplicación (donde cada familia registra a sus hijos, les asigna el curso, pide los libros y ya ve al momento cuánto tiene que pagar y cómo) me daría menos trabajo que volver a pasar por eso cada año. La hice con Joomla y PHP.

Al curso siguiente, 2016/17, la nueva página ya estaba en funcionamiento, y todo el proceso fue infinitamente mejor. 

Las familias comentaban lo contentas que estaban con la aplicación y esto llegó a oidos del AMPA del IES de Tomiño, que se puso en contacto conmigo para que se la instalara a ellos también. Les hice una copia y empezaron a trabajar con la aplicación en 2017/18. Durante tres años fui añadiendo funcionalidades según las necesidades que iban surgiendo en ambas AMPAs, pero cada cambio que hacía tenía que hacerlo en las dos aplicaciones, lo que hacía muy difícil poder añadir a otras AMPAs que me pedían utilizar también la herramienta. Es por ello que decidí hacer una nueva versión que permitiese tener múltiples AMPAs y si la cosa funcionaba bien, podría montar una empresa y vivir de ello. Recordemos que llevaba en el paro varios años. Esta vez hice la aplicación con Vaadin en Java. 

Asumí la tesorería del AMPA para conocer el funcionamiento de esta parte del proceso y poder implementarlo también. En el curso 2020/21 la nueva aplicación ya estaba disponible para testearla, por lo que, evidentemente, lo hice con mi AMPA. 

Hice varios cursos de gestión de AMPAs organizados por la Confederación de ANPAS GALEGAS y me di cuenta del gran desconocimiento que tienen muchas de las personas que están en las directivas de como funciona un AMPA, y decidí que la aplicación debería de ser una guía que ayudase al buen funcionamiento de un AMPA. Con la supervisión de AMPAS GALEGAS, tuve que hacer varios cambios de cosas que no se hacían correctamente y añadir funcionalidades que desconocía que existían.

¿Y qué tal fue el proceso de añadir un nuevo AMPA?

En junio 2021 le dije a Javi, del AMPA de Tomiño, que se cambiase a la nueva aplicación, a lo que él me contestó que estaba muy contento con la antigua y que quería abrir ya el nuevo año para que se metiesen las familias y le parecía que no le iba a dar tiempo... En resumen, que no se quería cambiar porque, básicamente, le daba miedo el proceso y estaba acostumbrado y contento con lo que tenía. Le hice la siguiente oferta: "Te enseño la aplicación nueva y tú decides". A los cinco minutos de empezar a enseñársela dijo: "Vale, me cambio. ¿Qué tengo que hacer?".

"Lo primero, creo tu AMPA y tu primer año. Después te explico cómo añadir los libros y tú los metes. A continuación, envías un whatsApp a todos tus socios diciendo que, aquellas familias que quieran seguir en el AMPA te digan el email, que será su usuario. Diles también que en ese email recibirán la contraseña y la url donde tienen que entrar. A continuación les envías este vídeo con las explicaciones para darse de alta en la aplicación (vídeo). Una vez que tengas los emails, sólo tienes que meterlos en la aplicación y el resto ya va sólo".

Esa tarde creó los libros y al día siguiente, 29 de junio a las 12, envió los whatsApps y comenzó a meter los emails en la aplicación según le iban llegando. A las 6 de la tarde ya tenía 90 familias creadas con sus hijos, cursos y libros!. En poco más de una semana ya eran 336 familias, 341 alumnos, 1.155 libros solicitados y más del 70% de las cuotas ingresadas. 

¿Y qué pasó con las familias que no tienen acceso a internet o no saben? Bueno, en este caso Javi tuvo que meterlas manualmente, pero siempre será mucho menos trabajo que meterlas todas.